Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est le plus grand changement en 25 ans dans la manière dont les entreprises traitent les informations personnelles. Le nouveau RGPD entre en vigueur le 25 mai 2018, il est donc essentiel que vous agissiez rapidement pour garantir la conformité. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel mondial.

Si vous êtes un agent immobilier ou un gestionnaire immobilier avec des clients en Europe, ce changement vous affectera. Le nouveau RGPD s’applique à «toutes les entreprises qui traitent des données personnelles sur des individus dans l’UE, quel que soit l’endroit où l’entreprise est basée». Cela concerne la manière dont votre entreprise stocke, collecte, traite et gère les données personnelles.

Et si vous n’avez pas de clients en Europe, cet article peut toujours vous être utile. Adopter une approche proactive de la gouvernance des données peut non seulement améliorer la qualité de vos données pour vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales, mais également vous aider à renforcer la confiance des clients.

Alors maintenant que vous en savez un peu plus sur le RGPD, voici ce que vous devez faire en tant que gestionnaire immobilier ou agent immobilier:

1. Informez-vous et votre équipe

En un mot, le nouveau RGPD vise à accroître la transparence et la sécurité des données en remettant les données personnelles entre les mains de l’individu qui en est propriétaire. Cela inclut non seulement les données du propriétaire, du locataire et du fournisseur, mais également les données des employés telles que les adresses e-mail, les vérifications des antécédents, les détails financiers, etc.

Pensez simplement au nombre de fois que vous fournissez vos données personnelles à différents fournisseurs et entreprises chaque semaine. Il est important de traiter les données personnelles de la manière dont vous souhaiteriez que vos propres données soient traitées.

Au minimum, lisez cet article de CNBC sur Tout ce que vous devez savoir sur le RGPD pour vous mettre à jour et comprendre la portée du RGPD.

2. Sécurisez votre site Web

Auparavant, nous avons écrit sur l’importance de sécuriser votre site Web dans notre article de blog Top Real Estate Website Tips, et avec l’entrée en vigueur du RGPD, il est plus important que jamais.

Vous pouvez vérifier si votre site Web est sécurisé simplement en regardant l’URL. Un site Web sécurisé a https: // au lieu de http: // devant l’URL. Le «s» supplémentaire signifie que votre site Web a un certificat SSL installé qui garantit que toutes les données transmises entre le serveur Web et les navigateurs restent privées et sécurisées.

3. Ajoutez une bannière de consentement aux cookies sur votre site Web

Crédit d’image: silktide.com/tools/cookie-consent

La plupart des sites Web utilisent une certaine forme de cookies (petits fichiers de données contenant des identifiants d’utilisateur uniques) pour mesurer le trafic, le comportement de l’utilisateur, enregistrer les préférences de l’utilisateur et informer la publicité. Cependant, comme les cookies peuvent être utilisés pour identifier de manière unique une personne, ils entrent dans le champ des données personnelles. À l’avenir, un consentement explicite doit être donné pour garantir la conformité.

Vous pouvez vérifier si votre site Web utilise des cookies en interrogeant votre développeur Web ou votre équipe marketing. Vous pouvez également utiliser un outil tel que Cookiebot pour vérifier si votre site Web est conforme.

Si vous utilisez des cookies, c’est une bonne idée d’ajouter une bannière de consentement aux cookies sur votre site Web à l’aide d’un outil gratuit tel que Cookie Consent qui vous permet d’afficher la bannière uniquement aux visiteurs situés dans l’UE.

À partir de la bannière, les visiteurs doivent pouvoir consentir à l’utilisation de cookies et cliquer sur une page (telle qu’une politique de cookies) où ils peuvent en savoir plus sur les données collectées et comment ces données sont utilisées. En savoir plus sur les cookies et le RGPD.

4. Modifiez vos formulaires d’inscription

Crédit d’image: blog.mailchimp.com

Une autre chose que vous devrez faire en tant que gestionnaire immobilier ou agent immobilier est de modifier vos formulaires d’acceptation sur votre site Web.

Comme indiqué dans le RGPD, vous devez: «Demandez le consentement explicite de chaque utilisateur avant toute collecte de données. Les demandes doivent être rédigées dans un langage clair, simple et facilement compréhensible, exempt de tout jargon juridique. Il doit également être indépendant d’autres questions ou demandes et ne pas être enterré dans un autre texte. »

Cela signifie que les cases opt-in ne peuvent pas être pré-cochées et que chaque opt-in doit être spécifique et granulaire. Par exemple, vous pourriez avoir un opt-in qui dit « Je souhaite recevoir des mises à jour de l’AGENCE par e-mail » et un deuxième opt-in qui dit « J’ai lu et j’accepte les conditions générales » avec un lien vers vos conditions et page des conditions.

En plus de cela, vous devez fournir un moyen simple pour les utilisateurs de retirer leur consentement ou de modifier leurs préférences. Cela peut signifier un lien «gérer vos préférences» ou «se désabonner» au bas d’un e-mail ou un code de désactivation par SMS. En savoir plus sur le consentement aux e-mails et le RGPD.

5. Assurez-vous que vos partenaires et fournisseurs sont conformes

En plus de vous assurer que vos systèmes internes sont conformes au RGPD, vous devez également vérifier si vos partenaires et fournisseurs sont également conformes. Assurez-vous d’obtenir la confirmation de la conformité au RGPD auprès de vos agences de génération de leads, de vos fournisseurs de messagerie et de logiciels et de vos portails immobiliers.

En ce qui concerne les données client, vous êtes le responsable du traitement. En fin de compte, il est de votre responsabilité de vous assurer que toute personne qui traite des données pour vous, comme vos partenaires et fournisseurs, respecte ses engagements contractuels de traiter les données en toute sécurité et légalement.

De plus, si vous utilisez actuellement un logiciel serveur pour la gestion immobilière, c’est le moment idéal pour passer à une solution cloud. Non seulement les logiciels de gestion de propriété cloud offrent-ils de nombreux avantages en termes de coût et d’efficacité, mais une sécurité accrue et des mises à jour automatiques vous aideront à vous conformer en temps opportun aux réglementations futures.

En tout…

Le nouveau RGPD est une étape importante en matière de confidentialité et d’innovation. Plutôt que de le voir comme un obstacle, il doit être vu comme une opportunité pour les entreprises immobilières d’être plus transparentes et efficaces avec leurs données. Après tout, des données de qualité peuvent éclairer de meilleures décisions commerciales et, en fin de compte, générer un meilleur retour sur investissement.

Merci d’avoir lu le RGPD pour les gestionnaires immobiliers et les agents immobiliers; J’espère que cela vous a donné un aperçu du nouveau RGPD et des étapes exploitables pour améliorer la transparence et la sécurité de vos données.

Vous pourriez également être intéressé par 7 habitudes des gestionnaires immobiliers très performants, comment protéger votre entreprise contre les attaques de logiciels malveillants et vos données sont-elles aussi sécurisées que vous le pensez ?.

Veuillez noter que cet article est de nature informative et ne constitue pas un avis juridique. Assurez-vous de demander l’avis d’experts juridiques et de spécialistes de la sécurité de l’information pour garantir la conformité.